Làm thế nào để tổ chức sự kiện hiệu quả với 5 bước cơ bản

Cho rằng các sự kiện rất rộng và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với bất kỳ nhu cầu nào, các thực tiễn tốt nhất để lập kế hoạch sự kiện hiệu quả cũng rất khác nhau. Tuy nhiên, có một số thủ thuật và mẹo để người mới lập kế hoạch sự kiện hiệu quả và đảm bảo sự kiện này có tiếng vang lâu dài!

1. Đặt mục tiêu rõ ràng

Biết chính xác những gì bạn muốn đạt được từ sự kiện này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Hầu hết thời gian, lập kế hoạch tổ chức sự kiện đòi hỏi nhiều nỗ lực và thời gian hơn dự kiến ​​ban đầu, vì vậy có lẽ bạn sẽ muốn xem xét liệu có cần đầu tư nguồn lực hay không và liệu tổ chức của bạn có thể cam kết biến sự kiện theo kế hoạch thành công hay không.

Nó có phản ánh giá trị / sứ mệnh / mục tiêu của công ty bạn không? Bạn sẽ cần hỗ trợ từ bên ngoài tổ chức để thực hiện nó? Bạn sẽ cần một nhà tài trợ? Các mốc thời gian có thực tế không? đối tượng mục tiêu của bạn là ai? Ngân sách là gì? Làm thế nào bạn sẽ đo lường sự thành công của sự kiện? Đây là một số câu hỏi bạn cần tự hỏi mình trước khi bắt đầu lên kế hoạch cho thuê không gian, sắp xếp chỗ ngồi hoặc hệ thống âm thanh, thiết bị sự kiện

2. Quyết định xem bạn có cần một người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp không

Nếu bạn đang lưu trữ một số lượng lớn người, bạn có thể tìm thấy sự giúp đỡ của một nhà hoạch định sự kiện chuyên nghiệp có giá trị. Điều này là do càng nhiều người bạn mong đợi đến sự kiện, kế hoạch càng chi tiết sẽ được yêu cầu. Một người lập kế hoạch sự kiện tốt cũng sẽ có kế hoạch B trong trường hợp mẹ thiên nhiên quyết định gửi giông bão theo cách của bạn và đe dọa biến sự kiện ngoài trời của bạn thành thảm họa.

Cuối cùng, các nhà hoạch định sự kiện chuyên nghiệp có đầy đủ các ý tưởng sáng tạo có thể tạo ra sự khác biệt giữa một sự kiện tốt và một sự kiện lớn. Các nhà hoạch định sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn mọi thứ từ âm nhạc cho sự kiện của công ty cho đến lựa chọn thực đơn. Ngoài ra, với một kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn với khách của mình và thư giãn.

3. Hãy chắc chắn rằng bạn có nhiều thời gian

Lập kế hoạch sự kiện hiệu quả có thể yêu cầu lập kế hoạch bắt đầu trước 12 tháng, tùy thuộc vào phạm vi của sự kiện và, tất nhiên, quy mô của nó. Mặc dù nghe có vẻ như là một khoảng thời gian rất dài, nhưng nếu bạn cân nhắc rằng bạn sẽ phải xem xét lịch trình của người tham dự, thời hạn của nhà cung cấp, sự sẵn có của nhà cung cấp và địa điểm, thời gian cần thiết để đặt hàng, in và gửi lời mời và cạnh tranh (những sự kiện khác được đặt ra cho những ngày bạn đang xem xét có thể ảnh hưởng đến việc tham dự). Có thể có một triển lãm thương mại lớn dự kiến ​​trong cùng một ngày. Điều này sẽ khiến việc tìm chỗ ở trở nên khó khăn đối với những người ngoài thị trấn đến sự kiện của bạn.

Mẹo: Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện trên tài sản của công ty, hãy nhớ rằng bạn sẽ phải cung cấp mọi thứ, từ bàn ghế đến bát đĩa và lều. Vì vậy, nó không miễn phí như bạn nghĩ ban đầu.

4. Sắp xếp chỗ ngồi & không gian

Quy hoạch không gian rất quan trọng để khách của bạn cảm thấy thoải mái thay vì va vào nhau khi họ trượt ra khỏi ghế để ngồi. Ngoài ra, số lượng người mà bạn dự định lưu trữ là rất quan trọng. Ví dụ: đối với chỗ ngồi trong nhà thờ, bạn sẽ cần cung cấp 6 sq.ft / người trong khi nhảy 2-4 sq.ft / người. Tiệc cocktail là tuyệt vời nếu họ cho phép 5-6 sq / ft không gian (nếu họ đang đứng) hoặc 8 sq.ft (nếu ngồi) cho mỗi khách. Điều tương tự áp dụng cho phụ cấp không gian giữa các bảng.

5. Chọn nhà cung cấp của bạn một cách khôn ngoan

Bạn có thể yêu cầu các nhà cung cấp khác của bạn cho một số khuyến nghị hoặc lưu ý về những điều bạn yêu thích, ví dụ, khi bạn tham dự các bữa tiệc. Nếu bạn thích một ban nhạc, hãy yêu cầu thẻ của họ, v.v. Và, khi bạn thu hẹp tùy chọn của mình, bạn có thể mong đợi các nhà cung cấp giảm tỷ lệ (thương lượng!) Hoặc bạn có thể yêu cầu các giải pháp sáng tạo hơn, vì vậy bạn giữ đúng ngân sách.

Tạo một kế hoạch chi tiết của sự kiện sẽ giúp bạn giữ tất cả thông tin ở một nơi để bạn có thể lên kế hoạch cho sự kiện hiệu quả hơn. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn bao gồm ngân sách, địa chỉ liên lạc, thư từ, thực phẩm và đồ uống, sơ đồ tầng, trang trí, địa điểm, danh sách khách, kế hoạch chỗ ngồi, âm thanh và ánh sáng, bảo hiểm và chi phí, cũng như vận chuyển và tận hưởng sự kiện khi thời gian đến

Leave a Reply